Face à la digitalisation de certaines voire toutes les procédures dans les entreprises, vous vous demandez sans doute si vous avez l’obligation de passer au digital?
La réponse n’est pas aussi simple.
La Commission européenne s’est penchée sur la question de la facturation électronique ou e-facturation. Dans le but d’uniformiser l’utilisation de la facture électronique dans les États membres, une directive a été adoptée fin 2014 pour réglementer la sémantique utilisée sur les factures et garantir la sécurité juridique de celles-ci. Une liste de syntaxes conformes a même été créée. Mais ce n’est qu’en avril 2019, avec son entrée en vigueur, que les effets se sont fait sentir.
On doit bien admettre que ce jargon est loin d’être glamour! En quelques mots, une facture électronique est un “document émis, transmis et reçu dans un format électronique structuré permettant son traitement automatique et électronique”. Un document Word ou une version scannée de votre document ne constitue pas une facture électronique à proprement parler.
Qu’en est-il en Belgique ?
Ayant anticipé la directive, les autorités ont fait la promotion de l’e-facturation tant au nord qu’au sud du pays, principalement dans le secteur public. Les différentes administrations ont été encouragées à utiliser la facture électronique entrante plutôt que sa version papier, toutes deux ayant pourtant la même valeur légale. On parle ici de B2G (business to government ou entreprises vers le gouvernement).
Il faut pourtant admettre que le passage vers des documents dématérialisés prend du temps dans nos administrations, peu de communes ayant rendu cela obligatoire.
Les entreprises, qu’elles l’aient voulu ou non, se sont adaptées à cette nouvelle façon de faire et certaines ont même été plus loin en passant au digital les autres tâches qui pouvaient l’être.
Et pour votre entreprise cela signifie quoi? Il y a plusieurs raisons qui peuvent vous aider à faire un choix.
- le gain de temps
- l’économie réalisée par votre entreprise
- la flexibilité de gestion de vos activités
- l’impact environnemental non négligeable
- l’image de votre entreprise, interne et externe
Grâce à l’e-facturation mais plus généralement grâce à la digitalisation, un grand nombre d’étapes disparaît pour un résultat identique, si pas supérieur. En effet, moins de temps vous consacrerez aux tâches administratives, plus de temps vous pourrez investir dans des process plus complexes au sein de votre structure. À part la digitalisation, l’automatisation est un aspect important qui contribue au gain de temps dans certains processus vers vos clients et au sein de vos équipes.
L’aspect financier est un élément important également, si pas le plus important. La facturation électronique représente un coût moindre par rapport au papier; plus d’impression, plus de mise sous pli, plus d’envoi postal et moins de coût de traitement. Le stockage de vos factures, de vos documents ne nécessite plus de posséder ou de louer des espaces conformes aux règles en vigueur sur l’entreposage du papier.
Il est presque impensable pour une entreprise aujourd’hui de ne pas s’adapter. L’arrivée des jeunes générations sur le marché du travail et les exigences de celles-ci devraient vous motiver à franchir le pas.
Le but est d’attirer de nouveaux potentiels mais surtout de garder ces talents au sein de votre structure en leur offrant une grande flexibilité.
À la lumière du digital, ce mot “fourre-tout” doit sous-entendre que certaines tâches peuvent s’effectuer depuis n’importe quel endroit, n’importe quel appareil (pc, tablette, ..) et à n’importe quel moment.
Il en résultera une entreprise plus flexible et pro-active donc plus efficace et parée aux imprévus.
Au même titre que l’élément “flexibilité”, l’impact environnemental est un incontournable. Plusieurs études démontrent que passer à la facturation électronique joue un rôle prépondérant sur l’empreinte écologique de nos entreprises en matière d’environnement.
Les ingrédients de la facturation 2.0 responsable sont la réduction de la consommation de papier, d’eau, d’énergies fossiles et déchets pour un résultat imparable: une durée de vie du document presque illimitée.
L’utilisation des nouvelles technologies au sein de votre structure vous permettra d’accroître la confiance que vos clients ont en vous. On ne parle pas ici d’un effet de mode mais bien de vivre, d’avancer avec son temps. La vision qu’aura l’extérieur sur votre entreprise en sera positivement impactée. Les clients potentiels se fient plus facilement à une entreprise qui se veut à la pointe et qui gère son activité de façon fluide et sécurisée.
Et chez nos voisins, ça se passe comment?
On le sait, nos voisins du nord sont souvent précurseurs dans le domaine écologique et ils n’ont pas peur des changements radicaux. En 2005, le Danemark rendait déjà obligatoire la facture électronique dans les administrations.
À partir de 2008, d’autres pays ont suivi dont la Suède, l’Italie. l’Autriche. Plus récemment le Portugal et la Grèce qui ont mis en application la directive européenne.
En Italie, la facturation entre entreprises a été rendue obligatoire en 2019.
En résumé, OUI, les pays européens ont l’obligation de passer à la facturation électronique lorsque celle-ci est envoyée à l’administration et ce changement doit intervenir au plus tard pour le mois d’avril 2020.
Donc si vous transmettez vos documents à l’administration ou si votre comptable le fait pour vous, ce sera bien un format dématérialisé qui sera utilisé.
Toutefois, n’attendez plus et faites entrer votre entreprise dans l’ère du 100% digital. Plus tôt vous le ferez, plus le changement se fera en douceur. Vous gagnerez en efficacité, en temps et financièrement. Vous contribuerez à un meilleur fonctionnement de vos équipes tout en diminuant considérablement votre impact environnemental.
Références:
https://overheid.vlaanderen.be/e-Invoicing
http://easy.brussels/projects/facturation-electronique/
Si vous souhaitez en savoir plus sur l’impact environnement de vos factures électroniques, nous vous conseillons une visite sur:
https://blog.koalaboox.com/decouvrez-limpact-environnemental-dune-facture-electronique/
https://www.itesoft.com/fr/blog/impact-ecologique-traitement-factures-papier/
